รู้จักกับหนังสือรับรองเงินเดือนสำหรับพนักงานและเจ้าของกิจการวันนี้

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร?

หนังสือรับรองเงินเดือน หรืออาจเรียกได้อีกหลายชื่อที่คุ้นหูกันดีไม่ว่าจะเป็น สลิปเงินเดือน หรือบางคนอาจเรียกว่า หนังสือรับรองรายได้ หนังสือรับรองเงินเดือนบริษัท คือเอกสารหรือหนังสือที่ใช้สำหรับการแสดงรายได้ รายรับ หรือเงินเดือนของการทำงานตลอดช่วงระยะเวลาในหนึ่งเดือนให้กับบุคคลนั้นๆ เช่น การขอใบรับรองเงินเดือนข้าราชการ ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือนถือเป็นเอกสารชิ้นสำคัญและมีประโยชน์อย่างมากในการใช้เพื่อเข้าถึงแหล่งเงินทุนจากแต่ละสถานที่ไม่ว่าจะเป็นธนาคารหรือบริษัทที่ให้บริการด้านสินเชื่อและบัตรเครดิต ดังนั้นการออกหนังสือรับรองเงินเดือนทั้งในส่วนของพนักงานและเจ้าของกิจการหรือแม้แต่พนักงานที่ปฏิบัติงานในภาครัฐบาล ต่างต้องใช้หนังสือรับรองเงินเดือนในการขอสินเชื่อหรือสมัครบัตรเครดิตแต่ละประเภท

หนังสือรับรองเงินเดือนใครต้องเป็นคนทำหรือทำเองได้ไหม?

คงไม่อาจปฏิเสธได้ว่าแบบใบรับรองเงินเดือนนั้นเป็นเอกสารกุญแจชิ้นสำคัญที่ในการทำธุรกรรมทางการเงินบางประเภท และยังเป็นเอกสารที่จะช่วยเพิ่มโอกาสให้ธุรกรรมทางการเงินประเภทนั้น เช่น การกู้เงินผ่านธนาคารสามารถผ่านการอนุมัติได้ ด้วยเหตุนี้ทำให้คนส่วนใหญ่มักมองหาตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือที่สุด อย่างไรก็ตามการออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนจากบางบริษัทหรือหน่วยงานรัฐบาลล้วนมีความจำเป็นที่จะต้องกรอกแบบฟอร์มหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อขอยื่นออกเอกสารดังกล่าว ทำให้ฟอร์มหรือรูปแบบหนังสือรับรองเงินเดือนแต่ละที่นั้นจึงมีความเป็นเอกลักษณ์เฉพาะอีกด้วย

วิธีการออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่ดีและถูกต้องนั้นจำเป็นต้องให้บุคคลที่มีส่วนเกี่ยวข้องหรือมีอำนาจหน้าที่โดยตรงการเป็นผู้ออกให้ ซึ่งสามารถจำแนกออกได้เป็น 2 รูปแบบ ได้แก่รูปแบบบริษัทเอกชน และรูปแบบของหน่วยงานราชการ โดยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าโครงสร้างของบริษัทและหน่วยงานมีลักษณะเป็นแบบใด เช่นตัวอย่างดังต่อไปนี้

การออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้ลูกน้องจากรูปแบบบริษัทเอกชน – ในการขอออกเอกสารสลิปเงินเดือนมีความจำเป็นที่จะต้องให้แผนกการเงินของบริษัทเป็นผู้ออกเอกสารหนังสือรับรองเงินเดือนให้ ดังนั้นในกรณีดังกล่าวจึงไม่สามารถทำหนังสือรับรองเงินเดือนปลอมขึ้นมาหรือออกหนังสือรับรองเงินเดือนให้ตัวเองได้ เพราะเนื่องปัจจัยในความซับซ้อนของเอกสารแล้วยังมีรายละเอียดยิบย่อยอีกมากมายที่เป็นเอกลักษณ์สำคัญที่ต้องดำเนินการโดยแผนกและผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้นจึงจะสามารถทำได้ แต่ในทางกลับกันหากเป็นกรณีเจ้าของกิจการออกใบรับรองเงินเดือนอาจสามารถทำได้ผ่านแผนกการเงินและเซ็นรับรองด้วยตนเองเป็นต้น

หนังสือรับรองเงินเดือนที่ดีและน่าเชื่อถือควรเป็นอย่างไร?

ในการออกหรือทำเอกสารรับรองรายได้หนึ่งฉบับนั้นจะต้องประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ที่สำคัญหลายส่วนซึ่งอาจทำให้การทําใบรับรองเงินเดือนเองนั้นทำได้ค่อนข้างยากและไม่น่าเชื่อถือหากขาดองค์ประกอบเหล่านี้

  1. การกำหนดวันที่ในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน – การกำหนดวันที่ของหนังสือรับรองนี้จะมีอายุในการใช้งานได้แค่เพียง 30 วันเท่านั้นดังนั้นจึงควรตรวจสอบวันที่ให้ถูกต้องว่าต้องใช้การในวันใด
  2. ตราบริษัทหรือที่เรียกว่า “โลโก้” – ถือเป็นอีกส่วนสำคัญที่จะช่วยให้เอกสารดูมีความน่าเชื่อถือ
  3. การจัดทำลายน้ำของบริษัท – การกำหนดลายน้ำลงในเอกสารจะเป็นเครื่องการันตีว่าเอกสารดังกล่าวได้ผ่านการออกให้จากบริษัทได้อย่างถูกต้องและสามารถเชื่อถือได้
  4. ตราประทับบริษัท – เป็นอีกส่วนที่จะบ่งบอกความว่าเอกสารดังกล่าวได้รับการรับรองอย่างถูกต้อง
  5. ลายเซ็นของผู้ที่เกี่ยวข้อง – เป็นลายมือชื่อหรือลายเซ็นที่ออกให้จากผู้ที่มีอำนาจในการออกเอกสาร

ด้วยองค์ประกอบสำคัญทั้ง 5 ส่วนนี้ หากมีทุกส่วนครบถ้วนตามกำหนดในใบรับรองเงินเดือนที่ออกไว้ การทำธุรกรรมการเงินว่าจะในปี 2564 หรือ 2021 นี้ หรือแม้แต่ในปีถัดไปก็สามารถช่วยเพิ่มโอกาสการผ่านการอนุมติได้ง่ายขึ้น